Ha sido publicada en el BOE la Instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas.

El objetivo de dicha Instrucción es establecer los sistemas de seguridad y cifrado de los ficheros relativos a los libros susceptibles de legalización. Así, los ficheros que contengan los libros remitidos telemáticamente para su legalización, en tanto que ficheros temporales presentados con la única finalidad de llevar a cabo su legalización, serán objeto de borrado inmediato una vez que el registrador haya expedido la certificación de legalización y, en caso de que se haya calificado la presentación como defectuosa y no haya sido objeto de subsanación, cuando caduque el asiento de presentación. El registrador mercantil podrá emitir publicidad formal exclusivamente del contenido del Libro Diario y del Libro de legalizaciones en el que se reflejará la circunstancia de haberse practicado, suspendido o denegado la legalización así como, en su caso, el contenido de la certificación de legalización a que se refiere la norma vigesimoprimera de la Instrucción de 12 de febrero de 2015.

Respecto a la seguridad de los ficheros correspondientes a los libros remitidos sin cifrar el registrador mercantil competente, como responsable de los ficheros generados por la función de legalización, deberá adoptar las medidas necesarias, de índole técnica y organizativas que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal con grado de seguridad de nivel medio como mínimo y preservar el secreto de los citados ficheros mientras permanezcan en su poder. El empresario interesado, persona individual o jurídica deberá conservar un soporte informático de idéntico contenido y formato que los ficheros correspondientes a los libros presentados a legalización.

De este modo, cuando el órgano jurisdiccional contare con los recursos técnicos necesarios para comprobar que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma huella digital, bastará que se aporte por el empresario a aquél la copia del fichero en su día legalizado acompañado de la certificación extendida en su día bajo la firma del Registrador y acreditativa de la legalización. En dicha certificación se identificará al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales y expresará los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la huella digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el Libro- fichero de legalizaciones.

La Instrucción igualmente regula la opción de cifrado de los ficheros por el sistema de cifrado de clave simétrica y las actuaciones de las entidades prestadoras de servicios de certificación como tercero de confianza.

A su vez se establece que los libros legalizados en blanco (sean de actas, de registro de socios o de acciones nominativas o de otra índole), que contengan asientos relativos a un ejercicio iniciado después del 29 de septiembre de 2013 y cerrado no mas tarde del día 31 de diciembre de 2014 que no hayan sido trasladados a un nuevo libro en formato electrónico, no precisan ser presentados de nuevo a legalización.

Por último, se regula que la legalización de los libros de la sociedad en los términos previstos en la Instrucción podrá realizarse de manera conjunta, de todos los libros en un mismo acto o por separado, pudiendo cifrarse todos o sólo alguno de aquéllos.

Quedan sin efecto las normas vigesimosegunda, vigesimoquinta y vigesimosexta de la Instrucción de 12 de febrero de 2015.